Mungkin banyak dari kita yang sudah pernah mendengar dan menggunakan WinFax. Dalam pembuatan tutorial ini, saya berasumsi bahwa anda baru mengenal WinFax dan ingin tahu cara instalasi dan cara menggunakannya.

Alasan utama pembuatan tutorial ini adalah pada keuntungan-keuntungan yang kita dapatkan jika menggunakan software WinFax. Berbagai keuntungan tersebut antara lain :

1. Kita tidak perlu sembunyi-sembunyi melakukan Fax dikantor untuk kepentingan pribadi. Kita bisa melakukannya di rumah, apalagi jika yang kita fax adalah lamaran kerja (hehehe..). Kita juga tidak perlu ke Wartel-Warung Telekomunikasi (karena belum tentu wartel tersebut memiliki Fax) dan kita juga tidak perlu numpang ditetangga. Selain bisa malu hati, kikuk dan nggak enak, siapa tahu kita butuh fax disaat-saat yang kurang menguntungkan, misalnya saat hujan deras atau saat malam hari. Selama kita mempunyai komputer dan jaringan telepon, kita dapat melakukan fax. Siapa tahu juga, hal ini bisa menjadi peluang bisnis anda untuk menerima pengiriman Fax . Bagi anda yang ada di kota besar, hal ini bisa membuat anda tersenyum tapi jika anda berada didaerah, senyum anda bisa berubah menjadi peluang bisnis lho…

2. Kita dapat melakukan Fax secara simultan. Kita dapat mengumpulkan dokumen yang akan difax dan kemudian melakukan fax secara sekaligus diwaktu mendapat diskon penggunaan telepon, misalnya dimalam hari. Hal ini dimungkinkan karena WinFax memiliki fasilitas Schedulling. Hal ini juga bermanfaat bagi kita yang ingin mengirimkan WinFax diwaktu-waktu tertentu.

3. Kita tidak perlu melakukan Print-Out dokumen yang akan difax. Kita bisa melakukan print langsung ke Winfax dan Winfax langsung mengirimkannya ke nomor Fax yang dituju. Dengan fasilitas ini, kita dapat mengurangi biaya kertas dan mendukung program paperless. Dengan fasilitas ini juga kita dapat mendukung program Hutan Lestari. Ingatlah, setiap beberapa kilogram kertas, satu pohon ditebang (Aktifis Green Peace lha yau)

4. Bagi perusahaan atau Usaha Kecil & Menengah (UKM-Vai), WinFax berguna karena bisa meniadakan (mengurangi) biaya investasi / pembelian mesin Fax. WinFax dapat digunakan untuk mengirim maupun menerima fax. WinFax juga dapat membuat laporan fax-fax yang terkirim maupun yang gagal dikirim dan memberikan resume laporan mengenai fax yang dikirim, diterima maupun dihapus dari data fax.

5. WinFax dapat diotomatiskan melalui kolaborasi dengan aplikasi lain, misalnya bahasa pemrogramman maupun melalui script (WinFax menggunakan script VBA, Visual Basic for Application)

6. Kita dapat mengirim fax menggunakan email. Dengan fasilitas ini, kita dapat menyisipkan attachment-attachment yang dapat diprint melalui fax.

7. Fax dapat dilakukan dari komputer didalam jaringan. Kita bisa menempatkan aplikasi WinFax di Server sebagai Fax Host atau Fax Server dan komputer lain (yang tidak terhubung dengan line telepon) sebagai Fax Client. Fax Client dapat melakukan fax dengan “menumpang” Fax Host.

Jadi, mestinya banyak alasan bagi anda untuk menggunakan WinFax dan banyak alasan tutorial ini berguna bagi anda semua, hehehe…

Pertanyaan yang sering diajukan mengenai WinFax adalah : “Jika kita menggunakan WinFax, bagaimana jika fax yang dituju menggunakan (berupa) mesin Fax. Apakah bisa menerimanya juga ?”. Jawabannya adalah Ya. WinFax tetap dapat digunakan meski yang dituju adalah mesin fax, karena WinFax hanya mengirimkan data saja, yang dapat diterima baik oleh sistem WinFax sendiri, Mesin fax maupun email.

Berbeda dengan tutorial saya yang lain (http://www.infokreasindo.com), penjelasan pada bagian pendahuluan ini cukup panjang agar dapat dipahami sebaik-baiknya, ditambah lagi dengan kebiasaan saya membuat cerpen, jadi tambah berkepanjangan deh. Sekarang, mari kita mulai instalasi WinFax.

Bagi sebagian orang, CMS mungkin sudah tidak asing lagi, namun bagi yang lain, CMS bukan hanya asing tapi juga belum punya gambaran sama sekali. Apakah CMS itu sama dengan SMS atau MMS ? Ada hubungannya dengan seluler ? Mungkin pertanyaannya agak konyol ya, tapi kita harus menyadari, bahwa ada kesenjangan yang luar biasa antara personal-personal yang menguasai ilmu komputer dengan yang masih awam. Untuk itulah, meski tutorial ini mungkin rasanya terlalu mudah, saya tetap memantapkan diri (:-P) untuk membuatnya, syukur-syukur bisa berguna, khususnya bagi seluruh rakyat Indonesia yang ingin menguasai Teknologi Informasi.

CMS secara sederhana dapat diartikan sebagai berikut:

Sebuah sistem yang memberikan kemudahan kepada para penggunanya dalam mengelola dan mengadakan perubahan isi sebuah website dinamis tanpa sebelumnya dibekali pengetahuan tentang hal-hal yang bersifat teknis. Dengan demikian, setiap orang, penulis maupun editor, setiap saat dapat menggunakannya secara leluasa untuk membuat, menghapus atau bahkan memperbaharui isi website tanpa campur tangan langsung dari pihak webmaster.

Definisi diatas dapat diakses secara lengkap melalui artikel pada http://www.ilmukomputer.com/umum/kemas-cms.php

Banyak aplikasi CMS yang beredar, baik yang propietary maupun yang open source. Beberapa aplikasi CMS yang populer adalah Postnuke, PHPNuke, Mambo Open Source, Endonesia-Aplikasi CMS berbahasa Indonesia (http://www.endonesia.com), Xoops, Xaraya dll.

Tutorial kali ini akan membahas langkah demi langkah proses instalasi aplikasi CMS Xoops. Xoops merupakan aplikasi CMS yang dibuat oleh komunitas open source yang tergabung dalam organisasi Xoops (http://www.xoops.org).

Keunggulan Xoops adalah sifat Xoops yang modular dan adanya standarisasi modul yang diinstalasikan. Xoops menawarkan kemudahan dalam manajemen website dan memberikan tampilan yang profesional dan mudah diatur melalui manajemen Themes.

Informasi selengkapnya bisa anda dapatkan pada URL dibawah ini.

http://www.infokreasindo.com/modules/wmpdownloads/ 

Beberapa tahun belakangan, perkembangan Linux di Indonesia semakin pesat dan maju, apalagi sejak diundangkannya UU hak cipta No. 19 Tahun 2002. Banyak orang ingin mencoba seperti apa Linux itu, baik untuk pribadi maupun di lingkup perusahaan atau instansi.

Di lingkungan perusahaan yang secara tradisional menggunakan produk Microsoft (baca : Windows), Implementasi Linux (dan open source) lainnya merupakan suatu perjuangan tersendiri, meski sebenarnya ditujukan untuk kebaikan penggunanya. Penulis memiliki pengalaman mengajarkan Linux pada anak SD (adik & keponakan) ternyata lebih mudah dibandingkan mengajarkan Linux pada karyawan atau siswa yang sudah terbiasa menggunakan aplikasi Microsoft.

Dalam banyak kasus, implementasi Linux lebih mudah diterapkan pada perusahaan yang masih manual dalam mengerjakan administrasinya. Jika sebelumnya menggunakan mesin tik atau tulisan tangan, penetrasi Linux akan jauh lebih mudah dibandingkan jika ingin menggantikan produk Microsoft yang sudah bertahun-tahun digunakan.

Pada posisi ini, sering timbul dilema dalam penerapan Linux. Perusahaan ingin menghemat biaya namun disisi lain terbentur pada kesulitan sumber daya manusia yang belum familiar dengan Linux. Perusahaan, dalam beberapa segi dan alasan tertentu juga ingin tetap menggunakan produk Microosft namun terbentur pada biaya lisensi.

Jika anda seorang yang menduduki posisi Staff IT (EDP, MIS), bisa timbul benturan kepentingan dan mungkin juga perbedaan pendapat jika ingin melakukan implementasi Linux. Kesulitan akan lebih besar jika anda adalah orang baru di perusahaan; target penerapan adalah orang yang sudah lama atau menduduki posisi yang secara hirarki lebih tinggi atau jika software Linux secara fasilitas belum dapat menandingi fasilitas software komersial.

Strategi yang ada dalam tulisan ini mengasumsikan bahwa anda ingin menerapkan implementasi Linux secara semut eh smooth , aman dan terkendali, dengan salah satu dari beberapa alasan diatas.

Strategi implementasi Linux berikut ini dapat anda coba dan semoga bisa membantu.

1. Buat Renstra (Rencana Strategis)
2. Tentukan Proritas
3. Berikan Sosialisasi
4. Lakukan dari sisi Server
5. Implementasikan pada komputer public
6. Gunakan Windows dari Linux
7. Implementasi Penuh

1. Buat Renstra

Rencana strategi perlu dibuat mengingat implementasi Linux diperusahaan memerlukan dukungan dari top management. Sebelum anda melangkah pada tahapan implementasi, yakinkan top management atau atasan anda bahwa Linux penting dipertimbangkan. Uraikan hal-hal sebagai berikut :

• Berikan penjelasan mengenai penerapan Undang-Undang Hak Cipta (HAKI)
  Bagi perusahaan, ketaatan pada Undang-Undang & hukum adalah sesuatu yang harus dilakukan. Bagi pribadi atau rumahan mungkin akan berpikir mengenai ‘tidak terjangkau’ oleh HAKI, namun untuk perusahaan cara berpikirnya akan didasari pada kelancaran operasional dan sanksi yang menimpa jika tidak mengikuti Undang-Undang.
• Berikan opsi / pilihan, jangan membuat fait accompli
  Fait Accompli berarti menentukan keputusan lebih dahulu baru meminta persetujuan. Jika anda menyatakan bahwa “Gunakan Linux kalau tidak ingin kena denda”, situasi yang akan muncul adalah situasi menang-kalah. Akan lebih baik & lebih nyaman jika kita menggambarkan pilihan yang dapat diambil dan membiarkan perusahaan yang memilihnya.

  Pilihan yang ada terdiri dari :

  1. Tetap menggunakan software komersial, membayar lisensi (biaya tinggi). Berikan daftar biaya yang diperlukan sampai pada rincian lisensi. Misalnya jika menggunakan software A, untuk digunakan pada satu komputer memerlukan biaya X rupiah.
  2. Dual Sistem, sebagian menggunakan software komersial, sebagian menggunakan software open source. Berikan gambaran mengenai aplikasi apa saja yang dapat menggunakan software open source. Mengingat sebagian besar software komersial memiliki kembaran di software open source, ada kemungkinan semuanya dapat menggunakan software open source,
  3. Secara penuh menggunakan software open source Berikan gambaran mengenai tahapan yang dapat dilakukan dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi.

  Secara umum, pilihan yang paling feasible adalah pilihan kedua. Pada tahap akhir, pilihan kedua akan menjelma menjadi pilihan ketiga.

• Buat Proyek implementasi
  Proyek ini memuat tahapan yang akan dilakukan, hal-hal yang harus dipersiapkan (pelatihan untuk staff IT, instruktur dan posisi kunci) dan contingency planning. Bagi kedalam rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

2. Tentukan Prioritas

Tentukan proritas implementasi open source yang akan dilakukan. Buat list / catatan mengenai aplikasi yang digunakan dan cari padanannya di open source. Setelah itu tentukan skor prioritas.

3. Berikan Sosialisasi

Sosialisasi mengenai Linux perlu dilakukan agar pengguna tidak kaget saat menerapkannya. Sebagian besar perusahaan sudah pernah mendengar mengenai Linux dan bagian terbesar dari bagian terbesar tadi (bingung khan…) mendengar bahwa Linux itu sulit.

Berikan contoh kemudahan yang didapatkan lewat Linux. Contoh paling mudah adalah penggunaan internet dan email via Linux.

Beberapa waktu yang lalu (sebelum saya intens dengan Linux), saya pernah diberikan penjelasan tentang Linux. Saya diberi penjelasan mengenai Kernel dan semacamnya… Bukannya tambah mengerti, saya malah merasa bahwa Linux itu semakin sulit dan rumit.

Berikan penjelasan dengan bahasa yang sederhana. Jangan menganggap bahwa orang lain / pengguna payah dan (maaf) bodoh karena tidak mau mengerti soal Linux. Saya sendiri, meski pada kenyataannya saya bodoh, saya tidak akan terima dikatakan bodoh. Ya khan…

Biasanya ini bisa terjadi jika kita sudah berkali-kali memberikan penjelasan tapi pengguna masih tidak mengerti. Daripada kita berdebat dan berselisih mengenai migrasi sistem, lebih baik kita mengalah dan menurunkan tingkat sosialisasi yang diberikan. Jika tujuan yang kita inginkan dapat tercapai, kita tidak perlu berdebat lebih panjang lagi.

Jika sudah terbiasa, tidak apa-apa pengguna diberi penjelasan mengenai hal-hal yang lebih serius.

4. Lakukan dari Sisi Server

Berdasarkan pengalaman, Implementasi dari sisi Server jauh lebih mudah karena dilakukan secara back-end bukan front-end. Pengguna tidak akan merasakan perbedaan penggunaan email meski Server email diganti dari Exchange Server menjadi Sendmail, Qmail atau Postfix. Pengguna juga tidak akan keberatan seandainya Web Server diganti dari Internet Information Services (IIS) menjadi Apache. Pengguna ngga tahu kok, hehehe… Jangan-jangan yang keberatan malah staff IT karena jadi tambah kerjaan ;-D.

Linux terkenal dari segi keamanan dan stabilitas sistem. Digunakan oleh banyak ISP yang harus menangani banyak transaksi dan berbagai perusahaan besar sebagai aplikasi back end. Jika ingin menggunakan Linux sebagai server email dan web server, tidak perlu khawatir mengenai kwalitas stabilitas sistem dan keamanannya.

Implementasi dari sisi server dapat dilakukan dengan cara menentukan proritas implementasi open source yang akan dilakukan. Buat list / catatan mengenai aplikasi yang akan diuji coba dan lakukan dulu dalam lingkup yang lebih kecil (internal departmen IT misalnya).

5. Implementasikan pada komputer public

Jika di perusahaan ada komputer yang dijadikan sebagai komputer umum / public / digunakan bersama-sama, ini merupakan target implementasi yang tepat setelah penggunaan disisi server berjalan lancar. Instalasikan sistem Linux di komputer umum dan monitor feed back dari pengguna. Jangan lupa, berikan semacam manual book kepada pengguna .

6. Gunakan Windows dari Linux

Jika perusahaan memiliki aplikasi yang dijalankan di Windows dan sudah mengeluarkan biaya besar untuk pengembangannya, kita tetap dapat menggunakan aplikasi tersebut meski menggunakan Linux. Gunakan kolaborasi Windows Terminal Services dengan Linux model Thinstation. Penjelasan mengenai penggunaan aplikasi Windows dari Linux dapat dibaca pada website ilmukomputer.com pada kolom penulis Romi Satria Wahono & M. Choirul Amri. Selain menggunakan model thinstation, kita juga dapat menggunakan Wine (Wine is not an Emulator) winehq.com, sebuah aplikasi yang melakukan emulasi (meski Wine sendiri bilang bahwa dia bukan Emulator ) aplikasi windows didalam Linux. Penulis sendiri sukses menjalankan aplikasi Microsoft Office 97 dengan sistem Linux Red Hat 9. Alasan penggunaan aplikasi Microsoft Office 97 lebih pada tingkat kebutuhan memory yang lebih rendah dibandingkan aplikasi Microsoft Office 2000 dan XP.

7. Implementasi Penuh

Jika semua tahapan telah dilakukan dan dievaluasi hasilnya secara simultan dan periodik, penerapan Linux akan menghasilkan resistensi yang minim dan dapat berjalan tanpa hambatan yang berarti.

Hal ini telah penulis terapkan dilingkungan kerja dan sudah mengalami fase trial & error yang cukup lama. Semoga hal ini dapat diterapkan di lingkup yang lain dengan masa penerapan yang lebih singkat, apalagi dengan dikeluarkannya distro Linux terbaru (saat ini penulis menggunakan distro Linux Mandrake 10) yang telah memberikan display grafis cantik dan menarik.

Jika kita mau mencatat hal-hal yang terjadi selama proses implementasi Linux, kita akan menemukan bahwa pengetahuan kita bertambah dengan pesat, karena kita bukan lagi model pengguna apa adanya, melainkan juga pengguna yang memahami alur proses.

Bagi perusahaan, implementasi Linux dapat membantu efisiensi biaya teknologi informasi tanpa ada penurunan kwalitas layanan. So, mengapa tidak mencoba Linux ?